Undvik skendelaktighet

Att ombilda en verksamhets kontor, eller gå från ett traditionellt arbetssätt till flexibla eller hybrida kan innebära en stor förändringsprocess som förutsätter att hela verksamheten är med på noterna för att omställningen ska bli lyckad. Arbetsplatsstrateger som är involverade i en sådan förändring kan med fördel använda sig av principen om att skapa delaktighet, som ingår som en av fem principer i ramverket Workplace Adequacy^TM Framework. Men det är viktigt att medarbetarnas delaktighet är genuin och att förtroende för förändringsledningen säkerställs.  

Var tydlig med vad som går att påverka

Delaktighet bör skapas kring faktorer som går att påverka. Den information som samlas in bör vara avsedd att användas som underlag för beslutet, och det man skapar delaktighet kring bör vara aspekter som har betydelse för de som tillfrågas. Om det exempelvis finns ett beslut om att tillämpa ett flexibelt arbetssätt eller om det redan finns riktlinjer för hur många dagar man ska jobba hemifrån, är det viktigt att inte ge sken av att dessa faktorer går att påverka. Istället kan man börja med att informera om de fasta ramarna och skapa delaktighet kring frågeställningar inom dessa och som fortfarande är öppna. Det kanske ligger ett beslut om att majoriteten av medarbetarna ska jobba flexibelt. Då är det lämpligt att klargöra varför detta beslut har fattats och att den delen inte går att påverka. Däremot kan man bjuda in till delaktighet kring vilka typer av miljöer som ska finnas på kontoret, vilken typ av utrustning som behövs i olika typer av miljöer, vilka överenskommelser som ska råda i olika delar av kontoret osv.

Förtroende essentiellt

Om medarbetarna upplever att de förts bakom ljuset och att man egentligen inte hade tänkt applicera informationen man samlat in, kan de förlora förtroendet för dem som driver förändringen. Detta förtroende är centralt för att medarbetare ska slå följe i en förändring, då det ofta innebär en resa till det okända. Litar man inte på den som leder förändringen är det lätt att tvivla på den bild om framtiden som målas upp. Därmed kan man börja motverka förändringen och arbeta för att den uteblir, särskilt om förändringen väcker starka känslor. Och förändring av arbetssätt kan väcka en hel del känslor. Det är inte sällan som förändringen känns påtvingad eftersom man ber människor ändra  vanor de ofta upplever fungerat tillfredsställande.

Delaktighet i prestations- och trivselfrågor

Medarbetarna söker ofta delaktighet i frågor som direkt påverkar deras förutsättningar att prestera och trivas på jobbet. Därmed behöver man i processen visa att man är hängiven dessa frågor. Om det inte finns möjlighet att skapa delaktighet kring centrala frågor, kan man jobba med att informera om bakgrunden till beslutet. Att enbart skapa delaktighet kring frågor som upplevs sekundära till arbetet – som färg och form (även om de är viktiga) – fungerar sällan som en kompensation för brist på delaktighet i viktigare frågeställningar.

Fördjupa dig

Vill du veta mer om på vilket sätt du kan skapa delaktighet i förändringsarbetet och vilka faktorer som är viktiga att ha i åtanke? Läs mer om vikten av medventenhet om förändringens omfattning, hur du kan förstå och hantera motstånd, vilken reaktion individen kan ha på förändring och vilka nivåer förändringen sker på. Här kan du även läsa mer om de andra principer som ingår i Workplace Adequacy^TM Framework som arbetsplatsstrateger använder sig av.

Referenser

Seddigh, A. 2022. Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret : metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt, Stockholm, Blue Publishing.